利用申込み手続きについて

（１）お申込みの受付開始時期

申込の受付は、ご利用日の2年前から承ります。但し会議室１～５のみのご予約は、１ヶ月前からとさせていただきます。
「施設利用予約フォーム」をダウンロードし、必要事項をご記入の上、ご提出ください。
「施設利用予約フォーム」

（２）利用日

原則として、当館は無休といたしますが、施設の点検・修理等のため、休館とする場合がございます。

（３）利用時間

当館会議施設の利用は、原則下記の利用可能時間とさせていただきます。
各利用区分が基本の利用時間単位となります。
催事の前日の設営に限り、施設利用料金は半額となります。
利用区分の時間帯から延長して利用される場合は、別途延長料金が発生します。空き状況など必ず事前に確認の上、利用についてご相談ください。（利用時間には、準備・撤去の時間も含みます。ホールの椅子や机のレイアウトは利用者にて設営を行っていただきます。（当館にて行うことも可能です。別途設営料を申し受けます。）

利用可能時間　8:00～22:00

利用区分 時間
１日9:00～18:00

（４）お申込み方法

  1. 利用照会
    電話、電子メール等で施設の空き状況や注意事項をご照会ください。その際、日時・人数・主催者・催事名称・内容及びご担当者様ご連絡先をお知らせください。
  2. 予約確定
    「施設利用予約フォーム」をダウンロードし、ご記入の上、ＦＡＸかメールで送信してください。予約確定の諾否は、原則として「施設利用予約フォーム」当館受信日の翌日以降、１０日以内に返答いたします。 予約確定日以降、当館より利用申込み手続きに係る所定書類を送付いたします。送付日から当館が指定する期日までに、利用申込み手続きを行ってください。この間、一方的に当館から利用予約を取り消すことはありませんが、利用を保証するものではございません。また、指定する期日までに利用申込み手続きが行われない場合、予約の確定は取り消しさせていただきます。
    3. 「施設利用予約フォーム」
  3. 利用申込み
    当館が予約を承認した場合、「利用申込書」を送付いたします。指定の期日までに郵送、または持参してください。

（５）利用承認

「利用申込書」当館受領日以降、請求書を発行させていただきます。利用申込みの諾否は、原則としてご入金確認後、「利用承認書」の発送をもって行います。利用申込み確定後、本承認書の提示を求める場合がございますので、施設利用当日まで保管をお願いいたします。

（６）お申込み内容の変更

利用申込み確定後、申込み内容に変更が生じた場合は、速やかにご連絡ください。改めて「利用申込書（変更）」を提出していただきます。著しい変更により、当館に損失が発生したと認められる場合は、キャンセル料をいただく場合がございます。

（７）お申込みの取消し

利用者の都合により、すでに承認された利用申込みを取り消される場合は、所定のキャンセル料をいただきます。詳しくはキャンセル料をご覧ください。

（８）照会・お申込み先

〒604－8162
京都市中京区烏丸通六角下る七観音町634番地

京都烏丸コンベンションホール　事務局
TEL: 075-231-6351 　
FAX: 075-231-6354 　
EMAIL: kyoto＠c-linkage.co.jp
（＠を半角に変更してください）

利用の範囲・制限及び承認の取消し

下記の事項に該当する場合は、施設利用をお断りもしくは利用承認の取消し、または利用の停止をさせていただきます。

（１）利用の制限

  1. 公序良俗に反する行為、またはその恐れのある行為
  2. 集団的にまたは常習的に暴力的不法行為を行うおそれがある組織の利益になると認められるとき
  3. 法令に違反する行為、またはその恐れのある行為
  4. 他者のプライバシー、財産権、著作権、その他の権利を侵害する行為、またはその恐れのある行為
  5. 周辺環境に迷惑を及ぼす行為、またはその恐れのある行為。他者への誹謗中傷や不利益を与える行為、またはその恐れのある行為
  6. 施設や設備を損傷させる行為、またはその恐れのある行為
  7. 「利用申込書」などに虚偽事項が判明したとき
  8. お申込後、当初の利用目的・内容と著しく異なっていることが判明したとき
  9. 当館の音量、重量規定を超える恐れのある行為
  10. その他、当館が施設の管理・運営上不適当と認めたとき

※以上の事項で当館に損害が発生した場合、その全額をご負担いただきます。

（２）利用承認の取消し

  1. 前述の各項目に該当すると認められたとき
  2. 施設利用料金が、特別の理由がなく所定の期日までに支払われていないとき
  3. 施設利用申込み時に提出した書類に虚偽の記載があったとき、または承認した利用の目的・内容と異なる目的・内容で利用するとき
  4. 利用承認を受けた施設以外の場所で、作業または催事行為を行うとき
  5. 災害その他の不可抗力によって、施設の利用ができないとき
  6. 施設の利用に当たって、当館が定める規則を遵守しないとき
  7. 管理の都合上、やむを得ない事由が発生したとき

利用権の譲渡・転貸の禁止

利用権利の譲渡または転貸はできません。

利用料金

（１）施設利用料金

会場 面積 基本料金 天井高 人数
１日
（9:00～18:00）		 延長
（1時間当たり）		 スクール シアター
大ホール 360m2 202,500円 29,250円 3.5m 160名 300名
中ホール 240m2 135,000円 19,500円 3.5m 105名 220名
ホール全面 600m2 300,000円 43,500円 3.5m 285名 560名
会議室１ 250m2 120,000円 17,500円 2.6m 120名 200名
会議室２ 57m2 25,500円 3,700円 2.6m 16名 40名
会議室３ 69m2 31,000円 4,500円 2.6m 16名 50名
会議室４ 68m2 31,000円 4,500円 2.6m 24名 52名
会議室５ 50m2 22,500円 3,250円 2.6m 16名 36名

※利用時間には、設営や撤去の時間も含みます。１時間単位での延長が可能です。
（利用可能時間は原則として8:00～22:00です。それ以外の時間帯はご相談ください。）
※会議室１～５のみのご予約は、１ヶ月前からとさせていただきます。
※催事前日の設営に限り、基本利用料が半額になります。
※椅子・机のレイアウトは利用者にて設営を行っていただきます。
（当館にて行うことも可能です。別途設営料を申し受けます。）
※電気使用量は実費を申し受けます。
※机・椅子について保有台数分は無料ですが、追加の場合、実費を申し受けます。

（２）施設利用料金の支払い時期

会場費のお支払いは全額前納とさせていただきます。「利用申込書」当館受領日以降、請求書を発行させていただきますので、当館が指定する期日までに当館指定口座にお振込みください。お支払いがない場合、ご利用を取り消しさせていただく場合がございます。設備備品料金等は催事終了１箇月後までにご精算ください。催事終了後に請求書を送付いたします。なお、振込手数料は、お客様のご負担でお願いいたします。

（３）キャンセル料

利用者の都合により、すでに承認された申込みを取り消される場合は、下記のキャンセル料を申し受けます。

ご利用日の６カ月前～３カ月前まで施設利用料金の ３０％
ご利用日の３カ月前～６１日前まで施設利用料金の ５０％
ご利用日の６０日前～３１日前まで施設利用料金の ７０％
ご利用日の３０日前～当日施設利用料金の１００％

利用打ち合わせと利用計画書

（１）利用打ち合わせ

利用開始日の１か月前までに当館と下記事項について打ち合わせをお願いいたします。

  1. 会議施設利用の内容、利用スケジュール
  2. 会議の運営体制、会場レイアウト
  3. 会議の設備・備品の使用、電話回線使用、電気工事の有無
  4. 外部からの備品・機器の持込み
  5. 飲食の有無

（２）利用計画書の提出

下記に該当する場合、利用計画書（書式自由）をご提出ください。

  1. 音響、照明、映像機材及び看板等を外部から持ち込む場合
  2. 展示会・音楽・芸能等の興行、物販をともなう利用の場合
  3. 施設内で撮影等を行う場合
  4. その他、当館が提出の必要を認める場合

（３）電気工事

工事は、当館の指定業者とさせていただきます。

（４）関係官庁への届出等

催事を実施される場合、関係官庁への届出等が必要となる場合がございます。お客様の責任において所定の届出等を行ってください。許可された諸届出の写しを使用開始日の10日前までに当館へご提出ください。

消防署催物開催届・禁止行為解除申請等
警察署催物開催届
保健所飲食を行う場合
興行場に関すること
日本音楽著作権協会
（ＪＡＳＲＡＣ）		音楽著作権使用の場合

利用者の管理責任

（１）施設の利用期間中（準備・撤去を含む）の催物に関する管理責任は、関係業者、来場者の行為によるものであっても、すべて利用者に責任を負っていただきます。事故防止には万全を期してください。

（２）入場整理・会場警備要員の配置等、避難誘導体制については、利用者の責任において、警備会社等へ委託するなど、場内整理及び盗難、火災等の防止に努めてください。

（３）施設内で発生したゴミについては、お持ち帰りいただきます。やむを得ず当館にて処理を行う場合は、別途処理料金を申し受けます。なお、著しく施設を汚損した場合は、別途清掃料をいただく事がございます。

（４）当施設にて、展示会・音楽・芸能・製品展示会等の興行・物販を行う場合は、警備・清掃を利用者側で行ってください。

（５）利用施設の原状回復は、利用者で行っていただきます。施設利用終了時に当館の確認を受けてください。

（６）貸出備品は利用後、すみやかに返却してください。

（７）施設、設備、備品等を破損または紛失した場合は、すみやかに当館までご連絡ください。

（８）修理復旧費等については、利用者の責任において原状回復するか、その損害を賠償していただきます。

（９）会場内に利用者が持ち込まれた備品、物品については、利用者に保管の責任を負っていただきます。尚、宅配便等荷物の受理は、当館では原則として行いません。利用者が責任をもって受けとってください。

（１０）宅配便・郵便物などでの催事利用物の事前納品は、会場に事前連絡をいただき、承認した場合に限りご利用前日のみ受付致します。ただし、納品物の管理は致しませんので予めご了承ください。納品物には、催事日・催事名・利用会場を必ずご明記ください。また、会場の使用状況により事前納品を受付できない場合がございます。

免責および損害賠償

（１）施設利用に伴う人身事故及び物品の盗品・破損については、原則当館では一切の責任を負いません。

また、天災地変、交通機関のスト等の不可抗力によって催物を実施できなくなった場合の損害についても、当館ではその責任を負いません。

（２）当館の責に帰すべき事由により、利用者が損害を被り、利用者が当館に対し、その損害の賠償を請求した場合は、当館は受領する「使用料金」の範囲内において賠償するものといたします。ただし、利用者の損害の内、機会損失等の得べかりし利益に関しましては、当館はその損害の責を負いません。

（３）本利用規約および当館のご使用については、日本国において有効な法令を準拠法とし、当館のご利用に関する訴訟等については、東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所といたします。

（４）本利用規約、利用料金、会場設備、備品等は、今後予告なく改定することがございます。

（５）その他、本利用規約に違反して当館が損害を被った場合には、その損害について賠償請求いたします。

利用上の注意事項

（１）利用時間

利用時間は、準備や撤去の時間も含みます。利用時間の延長については、事前に当館の承諾を得た場合に限ります。

（２）共用部分の利用

エントランスホール等の共用部分に関しては、原則として受付及びそれに準ずる内容の利用に限定します。原則以外の利用については、当館にご相談ください。ただし、複数の利用者が重なる場合は、利用調整をさせていただく場合がございます。

（３）外部からの機器・備品・飲食物の持込み

映像機材・音響機材・照明機材・施工などを主催者様でご用意・お持込される場合は、別途、持込料金を申し受けます（業者(１業者に対し)¥100,000/日）。同時通訳機材につきましては、お持込は厳禁とさせていただきます。
・映像・音響・照明などのオペレーターは１名¥40,000/日で承ります。
・マイクは１本あたり¥3,000/日を申し受けます。
・ケータリングに関しては、当館の指定とさせていただきます。ご希望の場合は担当者にご相談ください。

（４）搬入・搬出

  1. 上記の機器、備品のお持込みにおける搬入・搬出にあたっては事前に経路、車両台数などを当館担当者と打ち合わせをお願いいたします。
  2. 搬入・搬出にあたっては、当館担当者と打合わせの上、必要な養生を行ってください。所定の養生が認められない場合は、作業を中止していただくことがございます。
  3. 台車は、お客様でご用意ください。

（５）禁止事項

下記の項目については、禁止事項となっております。

  1. 発火または、引火性の品物など危険物の持込み
  2. 裸火の使用行為
  3. 悪臭を発するものの持込み
  4. 申込時の利用目的以外の利用
  5. 付属備品の所定場所以外への移動
  6. 施設内外で所定の方法を除く看板、ポスター等の掲出
  7. 施設内外でのビラまき、寄付の強要等の行為
  8. 施設内での経師張り（のり付け作業）
  9. その他、当館が不適当と認めた行為

※その他、会場のご利用にあたり、ご不明な点などございましたら、当館担当者にご相談ください。